企業(yè)中的各種業(yè)務(wù)都是按照某種流程來處理的，比如采購、報銷、借款、請假、合同評審、員工考核、項目立項、計劃制訂、投資決策等等都是按照一定的流程來處理的，這些流程即是“工作流”。其中大約85%的流程都可以相對標準化，企業(yè)可以將這些相對標準化的流程利用軟件固化下來，通過計算機網(wǎng)絡(luò)來完成信息的自動傳遞與業(yè)務(wù)的自動流轉(zhuǎn)，完成人與人之間、工作與工作之間的連接與轉(zhuǎn)換，完成日復一日的重復性勞動。
工作流的4個主要作用
具體來說，工作流程的管理有以下4個方面的作用：
（1）提高效率，減少等待：流程自動化，提高效率，避免等待中浪費時間
可以將企業(yè)內(nèi)的結(jié)構(gòu)化流程通過系統(tǒng)進行設(shè)定并自動流轉(zhuǎn)。可以避免在等待中浪費時間，縮減行政成本，有效提升決策速度和效率
（2）規(guī)范行為，落實制度：規(guī)范企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和行為，解決制度與行為的兩張皮
可以將企業(yè)的流程設(shè)計與內(nèi)部的規(guī)章、政策等相結(jié)合。使各種流程的運行與企業(yè)的政策保持一致，有效解決企業(yè)中規(guī)章制度（包括ISO9000、HSE等）和行為相分離的問題；
（3）協(xié)同內(nèi)外，快速響應：實現(xiàn)集成管理、信息共享和協(xié)同工作。
通過工作流將員工、客戶、物料、項目、財務(wù)、知識等集成起來，無論何時、何地，整個企業(yè)都緊密地聯(lián)系在一起，協(xié)同工作實現(xiàn)工作任務(wù)進程間協(xié)調(diào)及協(xié)作。工作流程管理可以對客戶的需求，包括不滿、抱怨、建議、需求變化的最新動向等等做出最快速的反應。
（4）監(jiān)控全面，提升執(zhí)行：管理層可以全面把握各種工作的執(zhí)行情況，了解和分析任務(wù)的狀態(tài)，從而全面掌握企業(yè)的運行情況。管理不同類別的流程管理，管理層可以通過系統(tǒng)輕松地了解各種工作的執(zhí)行情況；員工的工作效率；什么流程影響了企業(yè)的效率等。
流程千變?nèi)f化，軟件如何滿足？
每個企業(yè)都是獨特的、有個性的，每個企業(yè)處理同樣業(yè)務(wù)的流程可能都不一樣；同時，企業(yè)也是處于不斷變化的環(huán)境之中，流程會經(jīng)常地做出調(diào)整，因此，軟件必須要支持業(yè)務(wù)流程的自定義，可以讓每個企業(yè)根據(jù)自己現(xiàn)實的和變化的情況，來設(shè)定自己的各種工作流程。
有了工作流，管理者做什么？
作為管理者，我們需要做的是：
（1）使用：使用已經(jīng)設(shè)定好的工作流，來高效地處理工作；
（2）優(yōu)化：發(fā)現(xiàn)低效及無效的流程和資源，持續(xù)地優(yōu)化與改進工作流程；
（3）開拓（創(chuàng)新）：管理變化和創(chuàng)造。有了工作流技術(shù)以及信息技術(shù)的其他應用，管理者就可以從簡單重復的勞動中解放出來，把更多的精力集中于變化的事物和創(chuàng)造性事務(wù)的管理上。
有了工作流，管理者不會失業(yè)，只會發(fā)揮更大的創(chuàng)造力。
工作流驅(qū)動業(yè)務(wù)協(xié)同
在企業(yè)中，大到企業(yè)的戰(zhàn)略目標，小到一個個具體的任務(wù)、計劃或項目等，都需要多人共同協(xié)作才能完成，如何讓這些人員步調(diào)一致，這就是“協(xié)同”。
所謂工作流驅(qū)動業(yè)務(wù)協(xié)同，簡單地講，就是指利用FORP系統(tǒng)，通過計算機、手機實現(xiàn)所有人之間的工作聯(lián)動，其中任何一個人的工作都可以自動地推動其他相關(guān)人員的工作。
具體來說，當一個工作被啟動，或者在執(zhí)行的過程中，所有相關(guān)人員，都可以在第一時間知道這個工作的最新進展，知道自己應該在什么時間做什么事情，從而保證工作按計劃和目標來完成。
比如，對于管理者，每天都會面對大量的事情需要處理，這些事情可能來自某個項目、某個各戶、某個任務(wù)或者某個下級或上級，等等。FORP提供這樣一種功能，能讓這些所有待處理或正處理的事項及其進展狀態(tài)，通過計算機、手機自動地集中地呈現(xiàn)給管理者，使得管理者可以很方便地知道自己以及相關(guān)的別人應該在什么時間做什么事情，確保包括自己在內(nèi)的所有人都能圍繞著同一個任務(wù)而展開相互協(xié)作。
FORP工作流功能特點
（1）圖形化、自定義流程設(shè)置，滿足企業(yè)個性化以及業(yè)務(wù)變化的需求。
（2）攜帶附件支持修改留痕，滿足多人基于同一文檔的工作。
（3）支持表單自定義，如員工考核、項目立項審批等。
（4）支持攜帶業(yè)務(wù)對象的統(tǒng)計、分析，如考勤、報銷等。
（5）工作流攜帶的知識可以自動歸入公司知識庫。
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