如何利用信息技術提升組織執(zhí)行力(3)
3．FORP：基于執(zhí)行力模型，有效提升組織執(zhí)行力
FORP（Flexible Operation Resource Platform)，柔性運營資源管理平臺，是面向企業(yè)管理層的集成管理軟件平臺，旨在提升組織執(zhí)行力及核心競爭力，幫助管理者實現(xiàn)企業(yè)目標。它由一個平臺、三個引擎和若干管理應用套件組成，具體包含業(yè)務流程管理、協(xié)同辦公、人力資源管理、知識管理、目標管理、預算管理、績效考核管理、客戶關系管理、項目管理、動態(tài)成本管理、溝通管理、企業(yè)門戶及內容管理等管理應用套件。
FORP涵蓋了執(zhí)行力的6個要素，是有效提升組織執(zhí)行力的工具。
3.1 FORP提升執(zhí)行動力
我們前文已經闡述，執(zhí)行動力來自文化和獎懲系統(tǒng)的作用，這涉及很多因素，F(xiàn)ORP在以下幾個方面的功能，有助于建立執(zhí)行力文化和面向績效的獎懲系統(tǒng)：
（1）FORP構造了一個扁平化、網絡化的溝通平臺，有助于不同層級不同部門人員間的溝通與互動；
（2）FORP提供的新聞、博客、調查等功能，為管理者傳播主流價值觀和信念，提供了良好的平臺；
（3）FORP獨有的“工作報告”功能，為客觀準確的考核提供了依據(jù)；
（4）FORP的績效考核系統(tǒng)，為科學的獎懲提供了依據(jù)；
（5）FORP實現(xiàn)了目標、執(zhí)行與考核的貫穿，有助于將員工的報酬和績效連接起來。
3.2 FORP提升執(zhí)行能力
如前文所述，團隊執(zhí)行能力取決于4要素，即目標、流程、資源和協(xié)作平臺，F(xiàn)ORP完全涵蓋這4大要素的管理，可以卓有成效地提升企業(yè)的執(zhí)行能力。
3.2.1 FORP 目標管理系統(tǒng)
提升執(zhí)行力的關鍵不在于制定目標，而是要將目標轉化成為每個部門每個員工每天的任務，要在任務執(zhí)行過程中能及時監(jiān)控、指導、溝通、匯報、修正與完善，要在任務完成后可以根據(jù)期初的目標進行考核和評估。
FORP目標管理系統(tǒng)可以把公司、部門、項目的目標層層分解落實到個人，企業(yè)里每個部門每一個人都十分清楚地知道自己應該做什么事情，完成什么樣的目標；企業(yè)里的任何人在任何時間、任何地點都能通過FORP獲取與自己相關的最新的任務信息并進行有效溝通；上級可以及時給下屬安排任務，并能隨時了解任務進展情況，及時給予指導；管理者任何一個時點，都可以很客觀對目標、任務的完成情況進行考核和評估。
FORP目標管理系統(tǒng)具有以下顯著的作用：
防止任務遺失。通過忠實記錄所有安排者的任務，沒有完成的任務會一直提醒任務的相關人。有效防止口頭安排任務在時間長了后的失效，即“任務黑洞”。同時，也杜絕了紙質管理紙張遺失的問題。所有進入系統(tǒng)的任務，都被忠實地記錄和管理。
提升任務執(zhí)行效率。詳細的信息，縮短了反饋周期，使得對于任務的協(xié)調和控制，更加及時。任務的相關人，可以在一個虛擬的平臺上溝通和協(xié)作，可以看到任務更多的信息，提升執(zhí)行效率。
擴展管理的幅度和深度。詳實的數(shù)據(jù)，支撐對于任務的深入管理，管理可以更加精細和深入。同時，在一個平臺上可以管理所有的任務，管理的幅度得到擴展。
加強任務執(zhí)行過程溝通。任務執(zhí)行過程中，會發(fā)生提前、延期、取消等情況。不同人員對于簡單文字的理解也有差異。這些情況都需要溝通。良好的過程溝通，有助于提升執(zhí)行效率。
提供人員考核詳細資料。每個員工每個月做什么、結果如何等，都可以通過計劃任務系統(tǒng)得到。這些詳實的資料，有益于企業(yè)考核員工和團隊。
3.2.2 FORP流程管理
企業(yè)中有超過85%的流程都可以標準化，企業(yè)可以將這些標準化的流程利用FORP的流程固化下來，在企業(yè)內部來完成信息的自動傳遞、存儲、智能分析，實現(xiàn)業(yè)務的自動流轉，完成人與人之間、工作與工作之間、人與工作之間的連接和轉換。
FORP的業(yè)務流程管理由流程定義、流程查詢、流程監(jiān)控、流程分析及自定義表單和自定義報表等輔助工具組成，它具有以下功能：
（1）驅動企業(yè)的業(yè)務協(xié)同
在企業(yè)中，大到企業(yè)的戰(zhàn)略目標，小到一個具體的任務、計劃或項目等，每一項業(yè)務很少是由一個人完成，都需要由多人共同完成，甚至由多個部門來完成，這種多人共同完成一項業(yè)務的過程就是協(xié)同運營的過程。利用FORP的流程管理系統(tǒng)，通過計算機和人來實現(xiàn)所有工作人員之間的工作聯(lián)動，其中任何一個人的工作都可以自動地推動其他相關人員的工作。
具體來說，當一個工作被啟動，或者在執(zhí)行的過程中，所有相關人員，都可以在第一時間知道這個工作的最新進展，知道自己應該在什么時間做什么事情，從而保證工作按計劃和目標來完成。
對于管理者，每天都會面對大量的事情需要處理，這些事情可能來自某個項目、某個各戶、某個任務或某個下級或上級等。FORP通過流程的作用將業(yè)務中的任務、計劃、工作等“推”到具體的負責人和協(xié)作人面前，“強制”負責人來執(zhí)行，并且通過提醒、督促、督辦的形式來進行過程控制，這樣不僅僅做到高效的完成工作，而且還能做到讓每個人都能輕松的知道自己在什么時間要做什么事情，也能讓管理者知道事情由誰負責，進展如何，確保包括自己在內的所有人都能圍繞著同一個任務而展開相互協(xié)作，真正的實現(xiàn)業(yè)務的動態(tài)管理。
（2）管理、控制和優(yōu)化企業(yè)的流程
FORP流程管理系統(tǒng)可以把企業(yè)現(xiàn)存的所有流程都定制出來，為實現(xiàn)流程的自動化、明晰化、可視化建立基礎。通過流程的實際運行可以發(fā)現(xiàn)流程效率最低的節(jié)點，通過計算節(jié)點處理時間的長短來剔除停頓點，間隙點和間斷點，讓流程的運行達到最優(yōu)化。
（3）提高效率
減少因時間、距離等原因產生的等待時間?？梢詫⑵髽I(yè)內的結構化流程通過系統(tǒng)進行設定并自動流轉?？梢员苊庠诘却欣速M時間，縮減行政成本，有效提升決策速度和效率。
（4）規(guī)范行為，落實制度
規(guī)范企業(yè)的業(yè)務流程和行為，解決制度與行為的“兩張皮”?？梢詫⑵髽I(yè)的流程設計與內部的規(guī)章、政策等相結合。使各種流程的運行與企業(yè)的政策保持一致，有效解決企業(yè)中規(guī)章制度（包括ISO9000、HSE等）和具體行為相分離的問題。
（5）協(xié)同內外，快速響應
實現(xiàn)集成管理、信息共享和協(xié)同工作。通過流程將員工、客戶、物料、項目、財務、知識等集成起來，無論何時、何地，整個企業(yè)都緊密地聯(lián)系在一起，協(xié)同工作。
實現(xiàn)工作任務進程間協(xié)調及協(xié)作。流程管理可以使企業(yè)對客戶的需求，包括不滿、抱怨、建議、需求變化的最新動向等做出最快速的反應。
（6）監(jiān)控全面，提升執(zhí)行
管理層可以全面把握各種工作的執(zhí)行情況，了解和分析任務的狀態(tài)、員工的工作效率、什么流程影響了企業(yè)的效率等，從而全面掌握企業(yè)的運行情況。
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3.2.3 FORP資源管理
（1）FORP人力資源管理
有效的人力資源管理需要和企業(yè)的業(yè)務流程融合起來，需要團隊領導者、員工個體全員參與。FORP人力資源管理，摒棄了傳統(tǒng)的人力資源單純管“人事”的理念，也避免了單純的人力資源管理系統(tǒng)“孤立無援”的應用尷尬，將人力資源管理建立在集成的管理平臺之上，將人力資源管理和企業(yè)的目標及業(yè)務運行有效結合起來，從而真正實現(xiàn)了“以人為中心”的全面人力資源管理。
FORP人力資源管理具有以下功能特點：
① 幫助企業(yè)的人力資源部門全面管理企業(yè)的人力資源
人在業(yè)務部門工作，人力資源部門怎樣才能了解和獲得他們的信息，如何去考評這些人員？FORP人力資源管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)全面、動態(tài)、客觀、公允的考核。人力資源考核所需要的全面、及時、動態(tài)的信息，可以由其他部門其它業(yè)務系統(tǒng)自動提供。在系統(tǒng)中，找到一個人，你可以知道他的檔案、考勤、崗位職責、工作目標、任務、工資、獎懲、借款和花費，他參加的項目，他使用或管理的設備資產，他撰寫的文檔，他和客戶的往來情況，等等，他所有的歷史信息和最新信息，人力資源部門可以隨時掌握。
② 提高人力資源部門日常事務性工作的效率和質量
人力資源管理，包含很多事務性工作。例如，人員基本信息、檔案、合同、招聘、培訓、定崗、異動、考核、三金(養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療)、薪資等的管理。FORP人力資源管理，可以有效地幫助人力資源部門提高這些常規(guī)性事物工作的效率和質量。
③ 團隊（部門）領導者的人力資源管理系統(tǒng)
FORP可以有效地幫助團隊領導完成對于下屬的培養(yǎng)、使用和考核。通過FORP,團隊領導者可以：
? 獲得關于個人所有工作相關信息。包括個人的任務、文檔、待處理流程等方面內容。
? 看到個人在企業(yè)里面的工作歷程，以及評價和考核等信息。
? 看到個人目前手頭有哪些任務，進展程度。以方便對于個人安排工作。
? 看到個人的任務紀錄和工作日志，為評價個人績效提供依據(jù)。
④ 每個員工個人的人力資源管理系統(tǒng)
個人的滿意度，直接影響創(chuàng)造能力和執(zhí)行能力。因此，需要讓個人主動參與到管理中，從一個被管理的對象，成為一個被關注、被重視的人。
FORP是每個個體的主動管理平臺，為個體提供了在企業(yè)里面工作的“工作日記本”。通過FORP,每個員工可以：
? 獲得所有人力資源方面的制度文檔。知道企業(yè)對于員工行為規(guī)范等方面的規(guī)定和制度。
? 有效管理自己的工作時間。個人可以看到自己的出勤時間、請假時間等消息。在工作時間之內的主要工作內容，可以方便地得到。
? 有效管理自己的工作績效?？梢钥吹阶约旱墓ぷ魅罩?、工作任務等信息。
? 獲得自己的合同、檔案等方面信息。保護自己的切身利益。
? 獲得自己的基本人事信息，主動修改自己能夠及時修改的信息，例如聯(lián)系方式、緊急情況下聯(lián)系人等。保證相關信息的有效準確。
? 有效管理自己的知識。
? 有效管理自己的帳務，包括成本和收益。
（2）FORP財務與預算管理
FORP財務管理專注于企業(yè)、部門、個人成本的動態(tài)管理，讓企業(yè)、部門、項目組、個人實時的掌控、了解自己的財務、成本狀況。
財務管理可以通過定義的流程完成各種與財務有關的業(yè)務單據(jù)的審批，流程結束后系統(tǒng)能夠將這些普通業(yè)務單據(jù)轉換為財務核算的會計憑證，將業(yè)務的審批和財務憑證的制作結合起來。企業(yè)決策者、財務人員及各級管理人員不必了解復雜的專業(yè)財務軟件，不必等待滯后的財務報表，就可以實時動態(tài)掌握各種真實的財務數(shù)據(jù)，并在借款、付款、報銷、采購審批、考核等各種業(yè)務流程決策的過程中實時地使用這些數(shù)據(jù)。
財務管理分成三個部分，財務業(yè)務管理、財務管理及統(tǒng)計分析。財務業(yè)務管理包括財務單據(jù)管理、、付款管理、報銷管理、借款管理等日常業(yè)務。財務帳務管理包括了財務憑證的處理、成本的分攤處理。綜合分析部分提供了多個不同視角，多維度的統(tǒng)計分析，包括分類分析、核算項分析、趨勢分析等。通過這些統(tǒng)計分析，可以實時的了解企業(yè)、部門、項目、客戶、個人的成本，可以有效的評估項目、客戶的投入和產出，可以實時的監(jiān)控各種費用的變化趨勢。
FORP 預算管理強調的是預算的執(zhí)行，通過將預算和目標、任務、項目及業(yè)務流程的執(zhí)行過程結合起來，動態(tài)地監(jiān)控預算的執(zhí)行情況，從而做到事前有預算，事中有監(jiān)控、指導、溝通、反饋與調整，事后有分析和考核。
FORP預算管理包括成本中心、利潤中心、項目及任務等不同層級的成本預算制訂和監(jiān)控，通過與動態(tài)成本、目標任務及流程管理的結合，可以根據(jù)時間進度、目標任務的完成情況，動態(tài)分析、控制各任務、項目和部門的成本支出，為決策和業(yè)績的考核，提供依據(jù)。
FORP預算管理的最大特點，在于其過程控制的及時性，它可以實時地將預算和實際成本進行對比，并可以在關鍵決策點提供自動的提醒，保障預算得到貫徹執(zhí)行。
（3）FORP知識管理
FORP知識管理可以讓企業(yè)員工、管理者在自己工作過程中的每一個時點都能很方便地使用知識、創(chuàng)造知識、分享知識。每個人都可以隨時把自己的經驗、心得、項目文檔、合同、客服結果、風險及問題的解決方案等作為知識存放在公司的知識庫中，也可以隨時從知識庫中獲得自己工作、決策所需要知識。
FORP-KM（FORP知識管理系統(tǒng)）由以下4個相互關聯(lián)的部分組成：
? 以流程為基礎的協(xié)同工作平臺
這個工作平臺支持分布在不同空間和時間里的人員，比如員工、管理者、供應商、客戶、合作伙伴等，像坐在一個房間里一樣工作和交流。
在日常工作、交流和思考中，各種知識源源不斷地流入到個人的知識庫中，然后通過一定的機制再流入到團隊知識庫中。
每個人在使用這個平臺進行工作的時候，他工作、決策所需要的知識就在他的手邊。比如，一個管理者要審批一個下級的請假申請，計算機就會自動告訴他這位員工的考勤統(tǒng)計情況、公司相關的管理制度是怎么規(guī)定的、這位員工共目前的正在處理的任務是什么，甚至這位員工的所有背景和歷史上的工作情況，然后再做出批準與否的決策。再比如，一個管理者要審批一筆采購申請，計算機可以自動告訴他相關的庫存情況，這種物品的歷史采購、使用情況、供應商情況等等。起草一份合同，撰寫一個標書，寫一份工作報告等，都可以使用這個平臺，獲得相應的知識和幫助。
這個平臺的背后是由企業(yè)的各種業(yè)務系統(tǒng)構成的支撐平臺，包括人力資源管理、供應商管理、客戶關系管理、資產設備管理、項目管理、財務管理、企業(yè)資源計劃等等。
? 個人知識管理平臺
團隊知識管理必須建立在個人知識管理的基礎上，沒有一個個的個人知識管理，就沒有團隊知識管理。團隊知識也必須為一個個的個體所掌握、所擁有才有價值。團隊知識管理的一個重要目的，也是為團隊中的個體適時地提供其所需要的知識。
因此一個有效的知識管理系統(tǒng)必須要為個體提供良好的個人知識管理平臺，增強其管理個體知識的能力，以及將個人知識轉化為團隊知識的能力和動力。
利用這個平臺個人可以將各種來源的知識，比如：通過實踐、思考和總結形成的經驗和心得體會；通過郵件或流程交流獲得的知識；通過協(xié)同工作自然形成的知識；通過網絡獲得的知識等等，進行有效的分類管理。
這個平臺還給個人提供了展示自己才能的機會，使得每個人都有平等發(fā)出自己聲音的權利，都可以通過創(chuàng)造并貢獻自己的知識，來獲得關注和承認的機會。
具體說來，這個平臺包括以下幾個部分：
(1) 個人郵箱，用于個人收發(fā)郵件，可以方便地將郵件歸檔到“個人文檔庫”。
(2) 個人網志，相當于一個個人的出版社，可以發(fā)表個人的日記或工作筆記，個人工作學習的心得體會，也可以方便地歸檔在“個人文檔庫”。
(3) 論壇，相當于一個社區(qū)，每個部門、項目組、團隊，可以按興趣，進行分類討論，精華言論可以方便地放入“個人文檔庫”或“公司知識庫”。
(4) 收藏夾，相當于書目的收藏，個人可以將互連網或內部網上自己感興趣的資源（文章或網址），方便地收藏起來。
(5) 個人文檔庫，相當于個人的書房，個人可以在這里撰寫文章；可以將各種來源的知識文檔進行定期的分類、整理；可以很方便地將個人文檔庫中的知識發(fā)布到公司知識庫中。
(6) 知識搜索引擎，可以在任何時候為任何員工，提供其應該獲得的知識。
(7) 個人知識管理客戶端，支持對個人計算機中的知識文檔進行多維度的管理，可以離線使用，在線可以和服務器端的知識庫隨時進行同步。
(8)工作助手，包括個人的工作職責、流程、標準，可以指導個人完成自己的工作。
(9)知識助手，個人工作所需要的各種知識，可以隨時獲取并應用，將知識的查詢和使用高效地融合在一起。
(10)決策助手，在流程審批的時候，審批決策所需要的知識，可以被自動推送到決策者的桌面。
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? 團隊知識管理平臺
在這個平臺上，可以進行文檔的類型維護、目錄維護、文檔的發(fā)布審核、發(fā)布文檔的權限設定、文檔的更新、新聞公告發(fā)布、知識文檔的統(tǒng)計分析、知識貢獻分析等。
? 知識貢獻評價系統(tǒng)
這是一個后臺管理系統(tǒng)，可以對個人的知識貢獻進行記分，根據(jù)個人發(fā)表的網志、文檔、BBS的留言數(shù)量，個人放入待發(fā)布區(qū)的文檔數(shù)量，個人放入待發(fā)布區(qū)的文檔被收錄到公司知識庫的數(shù)量，被訪問、被回復或引用的次數(shù)等。根據(jù)這個積分，可以對個人的知識貢獻進行排名、獎懲。
（4）FORP客戶關系管理
客戶滿意度不只是銷售部門或售后服務部門創(chuàng)造的，它是由公司全員共同“制造”出來的。圍繞客戶的全壽命周期，從市場營銷、銷售，到產品或服務的交付，直至售后的全程，會涉及市場營銷、銷售、技術支持、項目或生產管理、合同管理、應收款管理、質量控制、售后服務等多個部門多個人員多個要素。FORP客戶關系管理以客戶為中心，通過對客戶全壽命周期中所涉及的各種要素進行系統(tǒng)化的管理，將盡可能多的陌生人，變成潛在客戶，把潛在客戶變成客戶，把客戶變成回頭客和傳播者。
如圖5.24所示，售前管理包括市場傳播和銷售，通過對客戶需求的分析、溝通及銷售人員工作過程等的有效管理，力圖獲取更多的客戶訂單。售中管理的目標是為了產品或服務的交付能以更低的成本、既定的承諾及客戶更好的體驗來完成，涉及合同、項目、開票、收款等的管理。售后管理包括客戶請求的及時響應和主動的客戶關懷，有助于客戶客戶成為回頭客和傳播者。
圖5.24 FORP客戶關系管理示意圖
（5）項目管理
根據(jù)PMI的定義，不論什么項目，都涉及范圍管理、時間管理、費用管理、質量管理、人力資源管理、風險管理、溝通管理、采購管理和綜合管理等九個方面。目前多數(shù)項目管理軟件都不能提供包含以上各方面的完整的管理功能，個別軟件雖然從形式上功能比較全，但由于是孤島軟件，沒有人力資源、財務、客戶關系等等各個業(yè)務系統(tǒng)的支持，項目管理所需要的數(shù)據(jù)都要專門的人來錄入，不僅工作量大，也不能保證數(shù)據(jù)的及時性、唯一性和真實性。所以大多數(shù)這種專門化的孤獨式項目管理軟件都不能真正滿足客戶項目管理的需求。
如圖所示，不同于孤島式的項目管理系統(tǒng)，F(xiàn)ORP PM建立在統(tǒng)一集成的平臺之上，涵蓋項目立項、執(zhí)行和結項的全過程，特別關注項目計劃的執(zhí)行，具有項目計劃的制定與跟蹤，項目審批的流程管理、項目預算與動態(tài)成本、溝通、風險、人員、物資、知識等多要素的管理功能，不僅可以供項目管理部、項目經理使用，也是項目成員、客戶、財務、質量管理等各相關個部門及其他所有項目干系人共同工作的平臺.
FORP PM是第一款實現(xiàn)了項目全過程全要素管理的項目管理軟件。
圖 項目管理示意圖
3.2.4 FORP溝通與協(xié)作平臺
FORP構建了一個和企業(yè)日常管理一樣的企業(yè)管理運行環(huán)境，幫助管理者實現(xiàn)有效運營，包括溝通、行政、人事、計劃任務、財務、客戶、項目、知識、設備等等全部建立在唯一、統(tǒng)一的管理平臺上。這個管理平臺也即是一個溝通與協(xié)作的平臺，它具有以下功能：
? 隨時隨地實現(xiàn)溝通：文字、語音、圖像；
? 員工可以通過這個平臺發(fā)出自己的聲音，得到別人的關注；分享自己的知識，獲得別人的認同和尊重。有助于營造一個溝通、交流、創(chuàng)新、信任的文化氛圍，更好地激勵每一位員工尤其是激勵知識工作者；
? 管理者可以通過這個平臺在互動的過程中傳播和強化企業(yè)的理念和文化。
? 分布在不同地方、甚至在不同時間工作的人員，包括內部員工、客戶和供應商，象坐在一個房間里一樣，來共同解決同一個問題；
? 集成可擴展的業(yè)務應用，比如財務管理、人力資源管理、知識管理、行政辦公管理、項目管理、客戶管理等等；
? 消除企業(yè)內部信息孤島，實現(xiàn)信息的唯一、及時與準確。實現(xiàn)人\行為\資產\產品\知識\成本\收益等等的關聯(lián)性。
4．結束語
提升企業(yè)執(zhí)行力要從6個方面入手，即：建立執(zhí)行力文化，建立以客觀考核為基礎的面向績效的獎懲系統(tǒng)，建立溝通與協(xié)作的集成工作平臺，實施有效的目標、流程及資源管理。FORP（柔性運營資源管理平臺）涵蓋了以上6個方面的功能，應用FORP，在實現(xiàn)企業(yè)管理全面信息化的同時，可以有效提高組織執(zhí)行力。