函證及回函工作是夯實(shí)市場(chǎng)主體會(huì)計(jì)信息質(zhì)量、防范金融風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)市場(chǎng)秩序的重要途徑，規(guī)范函證過(guò)程，有利于金融機(jī)構(gòu)加強(qiáng)內(nèi)部控制、防范風(fēng)險(xiǎn)。函證及回函的管理也是投行盡調(diào)中的高危領(lǐng)域，近幾年監(jiān)管因?yàn)橹薪闄C(jī)構(gòu)函證程序中存在的各種問(wèn)題發(fā)出了多份監(jiān)管函，直指函證過(guò)程中的范圍和執(zhí)行問(wèn)題、函證過(guò)程控制問(wèn)題、后續(xù)程序問(wèn)題等三大類函證程序常見(jiàn)“雷區(qū)”。
西點(diǎn)信息將OCR、文檔自動(dòng)生成等技術(shù)融入函證管理中，幫助證券公司、會(huì)計(jì)師事務(wù)所實(shí)現(xiàn)對(duì)制函、發(fā)函、收函等工作進(jìn)行全面優(yōu)化，幫助投行項(xiàng)目組做到函證范圍的規(guī)范、清晰，對(duì)函證實(shí)施的各個(gè)時(shí)點(diǎn)加強(qiáng)控制力，以及對(duì)函證的持續(xù)的數(shù)字化跟蹤，保證函證程序的獨(dú)立性、可靠性。
函證管理系統(tǒng)
西點(diǎn)信息的函證管理系統(tǒng)是一套對(duì)函證進(jìn)行全過(guò)程跟蹤，提升函證規(guī)范化、集約化、數(shù)字化，提高審計(jì)質(zhì)量與效率的數(shù)字化管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)證券公司、會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)各類函證的批量生成—函證郵寄—物流跟蹤—回函管理—異常檢測(cè)—替代測(cè)試—函證控制匯總?cè)^(guò)程管理、跟蹤，最終保證函證控制的各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)性、可靠性，保證函證程序的獨(dú)立性。
函證全過(guò)程控制有力，規(guī)范函證標(biāo)準(zhǔn)化管理
對(duì)函證制作、發(fā)函、回函、分析、留檔等全過(guò)程進(jìn)行跟蹤和管理，包括利用F-Doc工具批量生成標(biāo)準(zhǔn)函證文件、自動(dòng)生成函證二維碼、線上快速下單等功能，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同作業(yè)。以項(xiàng)目為管理單元，支持多被審計(jì)單位，多期間管理。基于I5平臺(tái)的數(shù)據(jù)工具，支持豐富的報(bào)表統(tǒng)計(jì)方式，可為公司項(xiàng)目組和管理層提供多維度，多樣式的數(shù)據(jù)支撐。
利用OCR自動(dòng)核查函證信息一致性，快速發(fā)現(xiàn)異常
函證申請(qǐng)信息提交時(shí)，系統(tǒng)將對(duì)收發(fā)件人名稱、收件地址一致性、重復(fù)性等信息進(jìn)行自動(dòng)核驗(yàn)，并在核驗(yàn)異常的數(shù)據(jù)中進(jìn)行標(biāo)記。同時(shí)，也對(duì)發(fā)函收件信息與函證回函發(fā)件信息不符進(jìn)行異常校驗(yàn)，方便項(xiàng)目組快速發(fā)現(xiàn)并處理異常情況。
實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)后續(xù)程序控制過(guò)程，確保函證執(zhí)行過(guò)程合規(guī)
實(shí)時(shí)跟蹤函證的回函率，未回函，回函不相符等情況，對(duì)后續(xù)過(guò)程進(jìn)行過(guò)程控制，確保函證執(zhí)行過(guò)程合規(guī)。強(qiáng)制要求項(xiàng)目組對(duì)于回函異常進(jìn)行關(guān)注，并提醒實(shí)施進(jìn)一步核查程序；強(qiáng)制要求未收到回函情況下，進(jìn)一步采取其他核查程序。
回函信息智能分析，規(guī)范回函分析執(zhí)行程序
系統(tǒng)利用OCR識(shí)別技術(shù)對(duì)回函文件與發(fā)函原文件內(nèi)容一致性、是否相符、回函印章名稱及印章是否規(guī)范進(jìn)行比對(duì)識(shí)別，方便用戶快速核對(duì)回函關(guān)鍵信息。
物流信息實(shí)時(shí)跟蹤，異常物流及時(shí)預(yù)警
通過(guò)與第三方物流對(duì)接，實(shí)現(xiàn)函證物流信息全過(guò)程跟蹤，根據(jù)控制規(guī)則對(duì)異常物流信息進(jìn)行預(yù)警，提醒項(xiàng)目組。
目前，西點(diǎn)信息函證管理系統(tǒng)已在華南某大型券商投行成功上線并投入使用，在業(yè)務(wù)成熟度、系統(tǒng)性能等方面均表現(xiàn)優(yōu)異，充分證明了函證管理系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的有效執(zhí)行，提高函證管理可靠性和高效性。
西點(diǎn)信息致力于為證券客戶提供安全、可靠的函證管理解決方案。旨在推動(dòng)函證標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，豐富盡調(diào)工具箱，降低繁雜的人工操作，提高盡調(diào)工作能效，助力行業(yè)實(shí)現(xiàn)函證數(shù)字化管理。