北京紫禁紅貿(mào)易有限公司是專業(yè)經(jīng)銷葡萄酒的集團(tuán)公司，從 2002 年起就開(kāi)始了企業(yè)的信息化之路，隨著公司的快速成長(zhǎng)，原有的定制開(kāi)發(fā)的軟件系統(tǒng)已經(jīng)跟不上紫禁紅快速發(fā)展的腳步，SAP Business One的到來(lái)，為紫禁紅公司提供了一個(gè)具有良好穩(wěn)定性與開(kāi)放性、能支持公司飛速發(fā)展的管理平臺(tái)。三年來(lái)紫禁紅的年銷售額從兩、三千萬(wàn)，快速增長(zhǎng)到近億元大關(guān)，公司在信息化上的投入取得了豐厚的回報(bào)。
信息化之路遇屏障
北京紫禁紅貿(mào)易有限公司是華夏長(zhǎng)城葡萄酒華北區(qū)的總代理，短短幾年間飛速成長(zhǎng)為年銷售額近億元的集團(tuán)公司，在北京、哈爾濱、長(zhǎng)春、鄭州、山西等地?fù)碛蟹止?。作為一家銷售型企業(yè)，紫禁紅公司員工上百人，有幾十個(gè)下級(jí)經(jīng)銷商、幾千個(gè)終端店，管理過(guò)程中遇到了信息量龐大、工作繁雜、手工作業(yè)很難采集和準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等問(wèn)題。
剛開(kāi)始時(shí)公司員工使用 Excel表格來(lái)記錄和處理數(shù)據(jù)，每人手里一套數(shù)據(jù)，版本很多數(shù)據(jù)很難合并集中，可信度也不高，因此公司只能采取粗放式管理。從2002年起紫禁紅公司開(kāi)始嘗試企業(yè)信息化之路，通過(guò)應(yīng)用該公司信息部為紫禁紅量身訂制的管理軟件平臺(tái)，公司管理層有了及時(shí)詳盡的數(shù)據(jù)作為管理依據(jù)。紫禁紅開(kāi)始感受到信息化給公司帶來(lái)的許多好處。
這套信息管理系統(tǒng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)量身定制而來(lái)，很貼合公司的個(gè)性化需求，但卻有著與生俱來(lái)的不能隨公司的快速發(fā)展而同步成長(zhǎng)的弊端。像紫禁紅這樣一家貿(mào)易型企業(yè)，在發(fā)展的過(guò)程中除了傳統(tǒng)的酒水業(yè)務(wù)外，也開(kāi)始嘗試經(jīng)銷櫥柜等附加產(chǎn)品，這樣業(yè)務(wù)類型稍有變動(dòng)，原有的定制化信息管理平臺(tái)就顯得捉襟見(jiàn)肘了。而且，在處理和分析大量的庫(kù)存、財(cái)務(wù)、銷售數(shù)據(jù)方面，原有內(nèi)部管理軟件也無(wú)能為力。在這種情況下，紫禁紅公司需要的是一個(gè)優(yōu)秀的、專業(yè)的、標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)管理軟件作為其信息化管理平臺(tái)的核心，從而提高管理水平、擴(kuò)大管理范圍，滿足為拓展業(yè)務(wù)所需。
經(jīng)過(guò)了一段時(shí)間對(duì)國(guó)內(nèi)外各種ERP產(chǎn)品的整體調(diào)研，和對(duì)幾款著名軟件的考察和了解后，紫禁紅公司管理層經(jīng)過(guò)慎重考慮，最終選擇了SAP 公司于 2003 年推出的專門(mén)針對(duì)成長(zhǎng)型企業(yè)的 SAP Business One解決方案（簡(jiǎn)稱 SBO）。SBO功能強(qiáng)大，可以作為企業(yè)信息化框架的核心平臺(tái)來(lái)滿足公司全面基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的要求，實(shí)現(xiàn)紫禁紅總公司和分公司間的信息共享和管理，以及對(duì)終端店的控制和管理。另外，SAP Business One 還具有良好的可拓展性，它作為 SAP 的 ERP 家族產(chǎn)品，其通用性使其并不局限于酒水分銷行業(yè)，能夠滿足紫禁紅公司日后拓展業(yè)務(wù)所需，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、輕松應(yīng)對(duì)。 從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，隨著我們公司所經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品線的增加，對(duì) IT 管理系統(tǒng)會(huì)有統(tǒng)一的要求，SBO 的通用性很好，將會(huì)對(duì)我們公司很有幫助。”紫禁紅總經(jīng)理陳環(huán)解釋說(shuō)。
實(shí)施出彩效果好
2004 年 11 月，在 SAP 實(shí)施顧問(wèn)的幫助下，紫禁紅公司信息部在經(jīng)過(guò)對(duì)公司業(yè)務(wù)的調(diào)研后開(kāi)始了緊張而有序的 SBO 實(shí)施工作。具有易于使用和實(shí)施等特點(diǎn)的 SBO，僅用了一個(gè)多月的時(shí)間，于 2004 年 12 月15日在紫禁城公司初步完成實(shí)施并成功上線使用。這款源自德國(guó)的產(chǎn)品，除了具備中小企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)、庫(kù)存、銷售、庫(kù)存管理等模塊外，還預(yù)留了功能強(qiáng)大的 SDK 接口，使得企業(yè)技術(shù)人員可以通過(guò)簡(jiǎn)單二次開(kāi)發(fā)的方式實(shí)現(xiàn)企業(yè)的個(gè)性化需求。如在紫禁紅公司的項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，遇到了出貨價(jià)格因稅率計(jì)算而出現(xiàn)小數(shù)點(diǎn)位數(shù)和中國(guó)的銷售業(yè)務(wù)實(shí)踐有一定差距的問(wèn)題，而實(shí)施人員則巧妙地通過(guò) SDK 接口開(kāi)發(fā)“插件”，采用自動(dòng)把價(jià)格拉平的方式很好地解決了這一問(wèn)題。而在庫(kù)存管理方面，由于酒類產(chǎn)品的規(guī)格參數(shù)各有不同，紫禁紅的實(shí)施人員以自定義字段的方式設(shè)定了不同酒貨品的更多規(guī)格以滿足公司所需。
企業(yè)信息化是個(gè)系統(tǒng)工程，隨著企業(yè)的發(fā)展，管理水平的提高也將不斷深化。紫禁紅公司在信息化的過(guò)程中遵循了“整體與局部”的思路，采用“全面部署、分步實(shí)施”的原則，不急不躁，根據(jù)公司具體情況制定了長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃。第一步要通過(guò)公司內(nèi)部的信息化建設(shè)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程、降低庫(kù)存、提高資金周轉(zhuǎn)率；第二步則進(jìn)行渠道管理的信息化，建設(shè)終端店管理系統(tǒng)以使市場(chǎng)投入獲得更高的投資回報(bào)率，使從市場(chǎng)獲取的信息能夠更加豐富和準(zhǔn)確；第三步是隨著公司向集團(tuán)化企業(yè)邁進(jìn)的目標(biāo)，根據(jù)需要提出集團(tuán)化管理的需求并借助信息系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。
通過(guò) SBO 統(tǒng)一管理公司業(yè)務(wù)
SBO系統(tǒng)的運(yùn)行已在紫禁紅公司初見(jiàn)成效，通過(guò)它來(lái)統(tǒng)一管理公司業(yè)務(wù)，使紫禁紅公司的管理人員可以實(shí)時(shí)了解準(zhǔn)確的銷售、財(cái)務(wù)與物流數(shù)據(jù)情況，并能支持一定的商業(yè)分析功能，為更好地經(jīng)銷產(chǎn)品和開(kāi)拓市場(chǎng)作好準(zhǔn)備。使用 SBO 后，一個(gè)明顯的改善就是表現(xiàn)在公司的物流方面：庫(kù)存周轉(zhuǎn)率相比之前提高了 1.5-2 倍，以前酒水貨品的周轉(zhuǎn)率是 1-1.5 次 / 天，現(xiàn)在則達(dá)到了 2.5 次 / 天。來(lái)自 SBO 系統(tǒng)的信息詳盡準(zhǔn)確，不但成為業(yè)務(wù)人員開(kāi)拓市場(chǎng)、管理渠道的好幫手，而且還為公司的績(jī)效考核提供了明確的令人信服的依據(jù)。紫禁紅公司銷售總監(jiān)以前最大的苦惱之一就是處理和分析大量的銷售數(shù)據(jù)，現(xiàn)在通過(guò)基于 SAP Business One 之上的“總經(jīng)理多維查詢系統(tǒng)”，各種個(gè)性化的銷售統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表只需輕松拖動(dòng)鼠標(biāo)即可形成，銷售排行榜的實(shí)時(shí)產(chǎn)生節(jié)省了大量的統(tǒng)計(jì)時(shí)間，這使他能有更多的精力投入到銷售策劃中去。
面對(duì)如何使投入的市場(chǎng)費(fèi)用精確發(fā)揮作用的問(wèn)題，SBO系統(tǒng)改變了以前曾出現(xiàn)過(guò)的終端店已經(jīng)不銷售公司的酒產(chǎn)品卻還拿著進(jìn)店費(fèi)、賣出酒的數(shù)量與瓶封兌獎(jiǎng)數(shù)量不符等等管理不清的現(xiàn)象。通過(guò)“終端店管理系統(tǒng)”，現(xiàn)在可以方便的得到一個(gè)終端店的投入產(chǎn)出數(shù)據(jù)，可以看到在一定期間內(nèi)在公司在此店的投入是否盈利，甚至通過(guò)系統(tǒng)對(duì)比同期促銷展賣活動(dòng)的效果。這樣，信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)開(kāi)瓶費(fèi)、進(jìn)店費(fèi)、返利、促銷等市場(chǎng)投入進(jìn)行嚴(yán)格審批和核對(duì)的功能，減少和杜絕了費(fèi)用不明流失的情況，防止了竄貨行為的發(fā)生，規(guī)范了市場(chǎng)，也使紫禁紅公司的管理更加細(xì)化。
現(xiàn)在，SAP Business One 系統(tǒng)平臺(tái)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)紫禁紅北京總部及黑龍江、吉林、河南、山西等五家分公司的統(tǒng)一管理，分公司和總部之間的信息實(shí)現(xiàn)共享，并在逐步向其它外地分公司延伸。SBO優(yōu)秀的集成性和開(kāi)放性方便快捷地滿足了紫禁紅公司快速發(fā)展的管理所需，為其騰飛插上了助力的翅膀。